Мы внедрили удобную функцию для Автоматической обработки Расписания в вашем фитнес клубе. Это помогает уменьшить нагрузку на Персонал и предотвращает возможные ошибки.
Когда вы используете Автоматическую отметку расписания в CRM fitness365, система автоматически фиксирует Посещения для тех, кто был предварительно записан. Также происходит автоматическое списание Посещений и оплата с Абонементов клиентов.
Еще одна удобная функция Автоматической обработки расписания: возможность автоматической отмены тренировок, если на них зарегистрировалось недостаточное количество участников. В случае отмены тренировок все зарегистрированные клиенты получат уведомления. Этот механизм помогает оптимизировать Расписание, обеспечивая эффективное использование ресурсов клуба и удовлетворяя потребности клиентов.
Алгоритм автоматической отметки посещений в расписании
- Выбираются прошедшие тренировки за текущий день в статусе Ожидание. За прошедшие дни отметка происходить не будет.
- По каждому записанному на тренировку проверяется наличие отметки посещения.
- Если посещение есть и оно не закрыто, то посещение закрывается.
- Если посещения нет, то проверяется наличие Услуги/Абонемента у клиента для отметки посещения.
- Если предоплаченной Услуги/Абонемента нет, и у клиента есть средства на депозите, то создается Продажа услуги и списание с Депозита. Все скидки сохраняются. (Касса, с которой осуществляется продажа с Депозита, указывается в параметрах задачи).
- Если предоплаченной Услуги/Абонемента нет, и у клиента нет средств на депозите, то создается Продажа услуги с продажей в Кредит. Скидки не работают. (Касса, с которой осуществляется продажа в кредит, указывается в параметрах задачи).
- По имеющейся/созданной Услуге или Абонементу создается Посещение. С Абонемента списывается Посещение.
- Последним действием является перевод тренировки в Статус Выполненной.
- Создание Продаж и Посещений происходит от лица сотрудника, указанного в параметрах задачи.
Алгоритм автоматической Отмены тренировок
- Выбираются все тренировки за текущую дату, до начала которых осталось менее указанного времени.
- Если число записавшихся на эти тренировки не превышает указанного параметра, то тренировка отменяется.
Включение и настройка автоматической обработки расписания
Перейдите в раздел Старая версия – Администрирование – Фоновые задачи.
В разделе Фоновые задачи создайте новую задачу с названием Автоматическая обработка расписания. Включите эту опцию для Автоматической отметки записанных на тренировку после определенного времени (например, 60 минут после начала). Это означает, что если клиент не отменил запись, его Посещение засчитается автоматически, и средства будут списаны с его Абонемента или Депозита.
Сотрудник. Сотрудник, от имени которого отмечаются Посещения и совершаются списания во время Автоматической обработки. Можно создать отдельного Сотрудника, чтобы видеть, какие действия в программе проводились роботом.
Касса. Касса, на которую совершаются автоматические продажи.
Отмечать записи в статусе “Ожидание” как пропущенные. Обработка запускается после окончания тренировки. Записи, не отмеченные сотрудником как посещенные клиентом, отмечаются как пропущенные, занятие списывается. При расчете заработной платы данные списания не пойдут в учет отмеченных у тренера клиентов.
Настройка автоматических алгоритмов обработки расписания
Включение и настройка автоматической Отмены тренировок
Чтобы воспользоваться этой функцией, поставьте галочку в поле автоматической отмены. После этого откроются настройки автоматической отмены, где вы сможете провести необходимые настройки.
Вы можете включить автоматическую отмену тренировок, если на них записано меньше определенного количества человек. Например, если за час до начала на тренировки записалось менее двух человек, тренировка будет отменена.
После завершения настройки, не забывайте сохранять изменения.
Дополнительные сведения об обработке расписания доступны в разделе Описание, который находится рядом с настройками функции Автоматическая обработка расписания.
Эти настройки позволяют эффективно управлять расписанием, автоматизировать процессы списания средств и обеспечивать удобство для клиентов вашего фитнес-клуба.