Почему не получается отметить клиента на тренировке?

Нередко возникает ситуация, когда у клиента есть активная услуга (абонемент), но система не позволяет записать клиента на тренировку или списать посещение. Почему так происходит и как решить эту проблему в fitness365?

Что делать, если не получается отметить клиента на тренировке? / Rutube

Видео – быстрый гайд по наиболее часто встречающимся возможным причинам проблемы и вариантами решения. Статья – детальное пошаговое описание.

Как правило, проблема только в одном из этих моментов, реже – причин несколько. Последовательно проверьте Услугу (Абонемент) по предложенным схемам действий, на одном из шагов проблема обязательно разрешится, и Вы сможете списать посещение.

Если Вы уже хорошо знакомы с системой, пропустите подробные описания и пройдитесь по только пунктам 1 (ограничения), 2 (удаленные услуги), 6.1 (неверные списания) и 7 (статус, срок действия и остаток посещений).

Соответствие услуги в тренировке и в абонементе

Каждая тренировка в Расписании проводится по определенной Услуге, именно эта Услуга и будет списываться у клиентов про Посещении. Если у клиента не куплена соответствующая тренировке Услуга/Абонемент, то списать не получится.

Поэтому в первую очередь нужно проверить, совпадает ли Услуга в Тренировке с той, что добавлена в Ограничения Абонемента. Делается это так:

Посмотрите, на какую Услугу назначена Тренировка.
Посмотрите, какие Ограничения указаны в Абонементе клиента.
Проверьте, совпадают ли 1 и 2.
Выберите вариант решения.

(!) Важно (!) Будьте внимательны при сравнении названий Услуг / Абонементов. Иногда в названии заменяют одну букву (цифру, символ), и для программы это будет уже другая, отдельная Услуга / Абонемент и т.д.

Далее разберем по пунктам подробнее.

1. Услуга в основании тренировки

Найдите Тренировку в меню Расписание. Название Услуги проставляется в соответствующей графе расписания, первой строкой, а также указывается в карточке Тренировки в поле Услуга.

Списать посещение, услуга в тренировке

Услуга в основании тренировки

2. Ограничения абонемента по услугам

В карточке Клиента – вкладка Услуги нажмите дважды на названии нужного Абонемента.

Списать посещение, активный абонемент клиента

В открывшейся карточке Абонемента (проданной Услуги) будет список Наименований Услуг, доступных по данному Абонементу.

Списать посещение, услуги в ограничениях абонемента

Также можно перейти непосредственно в карточку Абонемента по ссылке в поле Услуга, а далее – во вкладку Ограничения.

3. Сравните услуги

Проверьте, входит ли Услуга из тренировки в Ограничения Абонемента.

Когда Ограничений нет вовсе, это означает, что по данному Абонементу можно списать (!)любую Услугу клуба. Вероятно, стоит проставить некоторые Ограничения в данном Абонементе.
Если Ограничения есть, то по Абонементу можно списать Посещение только Услуг, записанных у него в Ограничениях. На другие Услуги данный Абонемент доступа не дает. Соответственно, на Тренировки по другим Услугам по такому Абонементу пройти не получится.

4. Выберите вариант решения

Если нужная Услуга в Ограничениях присутствует, а записать клиента так и не удается, перейдите к следующему пункту проверки.

Если же нужной Услуги в Ограничениях нет:

можно проставить Услугу в Ограничениях Абонемента (изменения отразятся в системе в целом, не только у одного клиента);
либо нужно предложить клиенту приобрести другой Абонемент/Услугу, который имеет подходящие Ограничения и дает доступ к нужной Тренировке.

Удаленные услуги

При проверке Ограничений Абонемента или Услуги в основании Тренировки Вы можете обнаружить, что ссылка на Услугу присутствует, но сама Услуга удалена.
Если нажать на названии такой Услуги, вы увидите пустую карточку создания Услуги.
В этом случае, Услугу следует либо заменить, либо восстановить:

Если Услугу удалили намеренно, то нужно выбрать в Тренировке и/или в Ограничениях Абонемента новую Услугу. Так же следует поступить с остальными Тренировками и Абонементами, где присутствует удаленная Услуга.
Если Услугу удалили случайно, то можно обратиться в службу технической поддержки fitness365, чтобы восстановить удаленную Услугу. WhatsApp https://wa.me/74999990185. Или оставьте заявку на support@devaprk.ru. В заявке укажите название и/или домен (адрес CRM) Вашего клуба, в также точное название Услуги, которую требуется восстановить.

Количество мест на тренировке

В карточке Услуги (в том числе, в Услугах в Ограничениях Абонемента) присутствует поле Максимальное количество. Это – количество мест на тренировке, то есть максимальное количество клиентов, которые могут записаться на данную тренировку.

Убедитесь, что значение в этом поле – не “0“.

Статус услуги/абонемента

Помимо Ограничения по Услугам, большинство Абонементов также имеют ограничение по Сроку действия и/или Количеству доступных посещений.
От этих параметров и их изменения зависит Статус Услуги.
Система автоматически считает Даты окончания Услуг и остатки посещений, и меняет Статус Услуги. Если Срок действия Услуги/Абонемента завершился и/или Количество посещений исчерпано, Статус Услуги/Абонемента сразу изменится на Закончена.

Для списания тренировки у Клиента должно быть Основание – незаконченная Услуга/ Абонемент с подходящими Ограничениями.
Статус всех имеющихся у клиента Услуг можно проверить в карточке Клиента – вкладка Услуги, колонка Статус. Если Статус всех подходящих Услуг – Закончена, то списать занятие не получится.

Что делать, если Статус Услуги/Абонемента – Закончена

Выясните причину окончания Услуги: исчерпано Количество посещений и/или закончился Срок действия Услуги.

Если Абонемент закончился корректно (то есть, своевременно и/или посещения действительно исчерпаны), то ничего исправлять не нужно.

Для доступа на Тренировку клиенту нужно просто приобрести новую Услугу (Абонемент).

Но возможно Вы уверены, что Абонемент не должен был закончиться и/или его необходимо продлить.

Если нужно просто продлить Абонемент – воспользуйтесь инструкцией продления вручную.
Если по абонементу были ошибочные списания – воспользуйтесь инструкцией для отмены списания.
В остальных случаях – то нужно найти и устранить проблемы со Сроком действия и/или Количеством посещений.

Срок действия абонемента (услуги)

В карточке Клиента – вкладка Услуги в таблице проданных Услуг есть колонка Окончание. Здесь указана дата и (!)время окончания срока действия Абонемента (Услуги).

Окончание услуги

Время начала и окончания Абонемента зависит от 2 параметров: Тип срока действия и Тип активации. Эта параметры обязательно заполняются для любого Абонемента (Услуги).

Тип срока действия чаще всего выставляется в днях или месяцах.
Также можно указать значение Без ограничений. Но на самом деле, даже в этом случае ограничение все равно есть – 5 лет от даты Активации.

Таким образом, если Абонемент (Услуга) был активирован, рано или поздно его Срок действия закончится, и Абонемент (Услуга) перейдет в Статус – Закончена.

Тип срока действия услуги

Тип активации определяет, в какой момент проданный Абонемент становится действующим, т.е. активируется.

Тип активации услуги

Возможные причины проблем, связанные со сроком действия:

Списали Услугу по ошибке.
Изначально поставили Абонементу неверный Тип активации.
При 3х из 5ти Типов активации Абонемент становится действующим автоматически, даже без посещения клуба клиентом: При продаже, либо через заданное количество Дней после покупки, либо c 1го числа следующего месяца после покупки.
Абонемент так или иначе по ошибке активировали вручную.
Не сделали заморозку, и за это время Абонемент закончился.
Форс-мажор, клиент не мог посещать, хотим пойти навстречу и продлить.
Вручную меняли настройки или даты начала и окончания Абонемента, и срок действия закончился по ошибке.

Воспользуйтесь инструкцией, чтобы исправить ситуацию.

Количество посещений

Возможно, Абонемент завершился потому, что закончилось доступное Количество посещений.

Проверьте ограничения по Количеству посещений по Абонементу в целом и по отдельным Услугам (в Ограничениях Абонемента). Для этого в карточке Клиента – вкладка Услуги нажмите дважды на строке с нужной Услугой (Абонементом). Нужные данные Вы найдете здесь, во вкладке Основное.

Проверьте, не достигнуто ли ограничение по количеству посещений в самом Абонементе. (Поля Тип ограничения и Доступное количество в правом нижнем углу окна.)

Если Услуги в Ограничениях также ограничены по количеству посещений, проверьте, не израсходовано ли доступное количество посещений по нужной Услуге. (Колонка Тип ограничения и Остаток посещений в первой таблице на странице.)

Списать посещение, доступное количество посещений

Возможные ситуации и ошибки, связанные с Количеством посещений:

Было сделано ошибочное/лишнее списание.
В этом случае воспользуйтесь инструкцией, чтобы отменить такое списание. В этом случае посещение автоматически вернется в Услугу (Абонемент), Статус Услуги изменится на Актив, и клиент сможет снова воспользоваться Услугой.
Сотрудники некорректно делали списания и/или что-то меняли вручную, в итоге Абонемент закончился по ошибке.
Скорректируйте параметры в карточке Проданной услуги (абонемента) по инструкции.
Посещения действительно закончились, но Вы хотите добавить еще посещений. (Индивидуально, только этому клиенту, а не в абонемент в целом.)
Измените Статус, Доступное кол-во занятий в Абонементе в целом и/или Остаток посещений в его Ограничениях по Услугам по инструкции.
Изначально неверно проставили количество посещений по Абонементу в целом или по отдельным Услугам в нем.
Внесите изменения в карточку Проданной услуги (абонемента) по инструкции. А также обязательно исправьте значения полей в карточке Услуги (Абонемента), чтобы избежать ошибок в дальнейшем.
Помните об отличии Услуг/Абонементов от Проданных услуг.
Первые можно найти в меню Услуги – Услуги/Абонемента, изменения в них отразятся на всех будущих проданных Услугах.
Вторые Вы найдете, к примеру, в карточках Клиентов – вкладка Услуги. Изменения в карточке Проданной услуги не отразятся ни в меню Услуги, ни в аналогичных Услугах других клиентов.

Как вручную продлить Услугу или добавить Посещений</h3>

Чтобы реактивировать абонемент (изменить Статус), увеличить Срок действия Услуги и/или Количество посещений, нужно внести изменения в соответствующие поля.

(!!)Важно(!!) Менять Статус, Даты и Остатки посещений может только Администратор системы.

В карточке Клиента – вкладка Услуги найдите нужную Услугу (Абонемент), откройте карточку Проданной услуги.
Измените Статус Услуги (Абонемента) на Актив.
Пропишите корректную дату и (!)время Окончания Услуги (Абонемента). Они не исправятся автоматически, даже если Вы измените Статус на Актив.
При необходимости, измените Доступное кол-во занятий в Абонементе в целом и Остаток посещений</strong> в его Ограничениях по Услугам.

Списать посещение, проданная услуга - изменения вручную

После такой корректировки Услуга (Абонемент) должен снова стать Активной, с доступными Посещениями, и клиент сможет пройти на тренировку.

Почему не получается отметить клиента на тренировке?